荆州公安：“分阶段归档+声像直存”助推档案管理数字化转型

为解决传统城建档案归档过程中存在的“末期集中提交、审核周期长、反复修改”等难题，荆州公安县住建局近期正式上线运行城建档案在线接收系统，通过“分阶段交档审核”与“声像档案在线采集”两大核心功能，全面优化归档流程，提升档案管理效能，助力城建档案数字化转型。

推行分阶段交档 破解“末期集中归档”困局

该系统创新设置分阶段交档功能，将档案提交拆解为项目立项备案、施工过程、竣工验收等关键节点，明确各阶段归档清单与审核标准。建设单位可随项目进展在线分步提交相应档案，审核人员实时反馈修改意见，实现“边建设、边归档、边审核”，有效减轻末期集中归档压力，从源头保障档案的完整性与时效性，避免了以往“一次性提交、多次往返”的低效问题。

实现声像档案线上采集 打造“一次不跑”归档体验

作为系统上线的核心亮点，声像档案在线接收功能精准破解传统模式下“纸质流转慢、格式不统一、存储易破损、查询不便”等难题。系统集成格式自动兼容、批量上传、在线预览、异地备份等核心能力，全面支持工程照片、施工视频、航拍素材等各类声像档案的分类上传与规范化归档。建设单位无需携带硬盘上门，通过电脑端即可完成声像资料一键上传，系统自动适配主流音视频、图片格式，杜绝格式不兼容困扰；审核人员在线预览核验，实时推送命名规范、内容完整性等修改建议，建设单位在线即可完成完善，审核通过后即时生成电子回执，实现声像档案“全程网办、一次不跑”。该功能上线后，声像档案接收效率较传统模式提升60%以上，成为最受企业欢迎的亮点功能。

强化配套服务 全面提升办事效率

为助力建设单位快速适应线上归档模式，县住建局组建专项服务小组，通过“一对一”远程指导、在线答疑群等方式，及时回应并解决档案命名、上传失败、节点不清等常见问题。同步优化审核机制，将原有线下多轮往返流程简化为“实时反馈—在线修改—一键确认”的线上闭环，整体办理时限压缩约70%。有建设单位人员反馈：“以往送审声像资料需多次携带硬盘往返，如今在家就能按进度上传、在线修改，进度实时可查，确实方便很多。”

夯实数据根基 构建规范化数字档案体系

该系统已对接公安县城建档案数据库，实现声像档案与纸质、图纸等资料的智能关联与统一归档，逐步构建起“一案一档、图文音视齐全、阶段完整”的数字化档案资源体系。通过异地备份、权限分级等安全措施，保障档案数据存储可靠；同时，支持多维度精准检索，为城市追溯、规划分析与更新治理提供高效数据支撑。

下一步，公安县城建档案馆将持续优化系统功能，完善档案数字化管理标准与操作规范，进一步提升服务精准度与管理效能，以更便捷、高效的档案服务赋能县域城市建设高质量发展。

（长江云新闻记者 万力源 通讯员 李淑红 编审 温少海）